“In 2019 besloten vijf ziekenhuizen in de regio Haaglanden en Rijnmond om een gezamenlijk traject uit te voeren voor het uitbesteden van hun standaard IT-infrastructuur (IAAS). Het samenwerkingsverband bestond uit de Reinier de Graaf Ziekenhuis (Delft e.o.), het HagaZiekenhuis (Den Haag), het LangeLand Ziekenhuis (Zoetermeer), het Franciscus Gasthuis & Vlietland (Rotterdam & Schiedam) en het IJsselland Ziekenhuis in Capelle aan den IJssel.

Strategische keuze

Het uitbesteden van IT-diensten is per definitie een strategische keuze. De wijze waarop je invulling gaat geven aan deze keuze, moet bij een aanbesteding helder zijn. Dit was direct de eerste uitdaging bij dit traject, aangezien nog niet alle participerende ziekenhuizen dit hadden uitgewerkt. Een andere uitdaging was de diversiteit in de huidige situatie van de vijf deelnemende ziekenhuizen.

Maatwerk standaardiseren

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, is er bij het begin van het traject direct gestart met het inventariseren van de huidige situatie per ziekenhuis. Tegelijkertijd is per ziekenhuis invulling gegeven aan de strategische koers. Hierbij zijn verschillende vraagstukken behandeld, waaronder het wel of niet onderbrengen van (archief)data in de cloud, de locaties van de datacenters, het wel of niet uitbesteden van het systeembeheer en de fasering van de uitbesteding.

“Voor dit traject zochten wij een partner die in staat zou zijn om als verbinder onze verschillende organisaties op één lijn te krijgen.”

Marcel Slingerland, Manager ICT, Reinier de Graaf Groep

Nadat de huidige én gewenste situatie in beeld was gebracht, is geconcludeerd dat er fundamentele verschillen aanwezig waren in de invulling van de strategie. Het grootste verschil in strategie lag bij de locaties van de datacenters.

Moeten de IT-diensten geleverd worden vanuit beide datacenters van de deelnemende ziekenhuizen, vanuit beide datacenters van de leverancier of vanuit een combinatie hiervan? Een lastige keuze omdat ieder scenario consequenties heeft op zowel technisch, organisatorisch als financieel vlak.

Menukaart

Om te komen tot een gezamenlijke aanbesteding waarin alle wensen en eisen van de deelnemende ziekenhuizen zijn verwerkt, moest er een goede balans worden gevonden tussen standaardisatie en maatwerk. Er is daarom een aanbesteding opgesteld met twee scenario’s voor de datacenter(s), waarbij de eisen aan de IT-dienstverlening omtrent continuïteit, beschikbaarheid, performance en beveiliging identiek waren per scenario.

Door een beperkte “menukaart” te introduceren, waarbij ziekenhuizen specifieke wensen konden aangeven, is er maatwerk mogelijk gemaakt zonder in te boeten op standaardisatie.

Na een periode van ruim negen maanden zijn de offertes van de verschillende leveranciers omgezet naar een business case per ziekenhuis. Dit leverde voor ieder ziekenhuis een positieve business case op. Uiteindelijk hebben alle participerende ziekenhuizen een (voorlopige) gunning gegeven aan de geselecteerde leverancier.

Samenwerken is kosten besparen

Dat je door samenwerking kostenbesparingen kunt realiseren binnen de zorg is met dit traject bewezen. Uiteraard vraagt het een investering om te werken aan een gezamenlijke visie en strategie, is er meer afstemming nodig, is het soms lastig om de agenda’s op elkaar af te stemmen en moet er soms water bij de wijn worden gedaan.

Dit alles levert wel significante besparingen op. Deze besparingen kunnen dan weer worden geïnvesteerd in waar het om draait: het leveren van goede en betaalbare zorg!”

Meer weten?

Vraagt u zich ook af hoe u beter kunt samenwerken en daarmee kosten kunt besparen? We helpen u graag! Neem snel contact op voor meer informatie.