Om de vaardigheden en de samenstelling van je personeelsbestand goed te laten aansluiten op de wensen en eisen die vanuit de zorg aan de IT-organisatie worden gesteld, kun je gebruik maken van een strategische personeelsplanning (SPP). Maar hoe verloopt zo’n traject en waar moet je allemaal aan denken?

We voeren voor onze klanten regelmatig een SPP-traject uit. Om je op weg te helpen hebben we onze methode beschreven in deze white paper. Wat zijn de verschillende stappen in het traject en waar moet je zeker rekening mee houden? Na het lezen van de white paper weet je precies wat er bij een SPP-traject komt kijken en kun je eenvoudig bepalen of je het zelf wilt doen of liever wilt uitbesteden. Je kunt het white paper downloaden of de volledige tekst hieronder lezen.

Transformeer je IT-organisatie met een strategische personeelsplanning

Om kwalitatief goede zorg toegankelijk en betaalbaar te houden zijn veel zorginstellingen bezig met het optimaliseren van de zorg- en bedrijfsvoeringsprocessen. De mogelijkheden die worden geboden door de nieuwste technologieën spelen hierbij een belangrijke rol.

Maar beschikt de IT-afdeling wel over de vaardigheden en capaciteit om deze veranderingen optimaal te ondersteunen? Een strategische personeelsplanning geeft hier antwoord op.

Transformeer naar een kundige en wendbare organisatie met onze methode voor het opstellen van een strategische personeelsplanning.

Het opstellen van een overzicht van deze benodigde vaardigheden en capaciteit van een IT-team is echter een intensieve, tijdrovende klus, waar je vaak simpelweg niet aan toe komt.

Herken je deze situatie? Dan kan je baat hebben bij onze methode voor het opstellen van een strategische personeelsplanning (SPP). In dit white paper nemen we je mee in deze methode en leggen we uit hoe je hier zelf mee aan de slag kunt.

Aan de slag!

Een strategische personeelsplanning (SPP) gebruik je om de vaardigheden en de samenstelling van je personeelsbestand zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de wensen en eisen die vanuit de zorg aan de IT-organisatie worden gesteld.

Met een strategische personeelsplanning krijg je aan de ene kant een helder inzicht in vrijwel alle aspecten van je IT-personeelsbestand, zoals leeftijd, opleidingsniveau, fte’s, kennis en competenties. Aan de andere kant heb je goed op je netvlies welke eisen de zorg aan het IT-team stelt.

Door de kenmerken van je IT-personeelsbestand naast de benodigde kenmerken vanuit de organisatie te leggen, kun je direct zien waar de aansluiting mist en hoe je je personeelsbestand kunt optimaliseren en duurzaam kan verbeteren.

Transformatie in vier stappen

Om een goede personeelsplanning te maken, moet je er tijd in steken en een aantal stappen doorlopen.

Onze methode bestaat uit vier stappen:

Het opstellen van een strategische personeelsplanning volgens deze stappen zorgt voor een logische opbouw van het optimalisatietraject en maximaal inzicht in een eventuele mismatch tussen de wensen van de organisatie en de mogelijkheden van de IT-organisatie.

Stap 1: Inventarisatie

Wat zijn de speerpunten voor de IT-organisatie?
Begin met een vertaling van de strategie van de organisatie naar de speerpunten voor de IT-organisatie. Distilleer de speerpunten uit de organisatiestrategie en stel de interpretatie daarvan voor de IT-organisatie vast met de MT-leden van de IT-afdeling.

Bij speerpunten kun je denken aan: het creëren van een wendbare organisatie, het organiseren van projecten, samenwerking in de keten, zorg op afstand of één van de vele andere actuele thema’s binnen je eigen organisatie.

In deze stap neem je ook mee wat de invloed is van omgevingsfactoren op de IT-organisatie. Denk hierbij aan demografische, sociaal-economische of juist technologische factoren.

Stap 2: Impact bepalen

Op basis van de uitkomsten van stap 1 maak je in de tweede stap een verdiepingsslag op de strategische speerpunten voor de IT-organisatie en bepaal je de impact van de strategie op de volgende drie aspecten:

Verdieping
Vragen die in deze fase aan bod komen zijn bijvoorbeeld:
• Hoe groot is de impact van de speerpunten op het aantal FTE’s?
• Welke competenties zijn bij de medewerkers nodig om de doelstellingen van de organisatie te kunnen halen?
• Zijn deze competenties aanwezig of moeten hier extra aandacht aan besteed worden?
• Is de IT-organisatie nog wel in overeenstemming met de richting die de organisatie op wil gaan?

TIP! Gebruik in deze fase een balanced scorecard. Deze balanced scorecard kun je later ook weer gebruiken voor het toetsen van projectaanvragen. Zo kun je beoordelen of de projecten die worden uitgevoerd ook bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen die de organisatie zichzelf heeft gesteld.

Aan het einde van stap 2 heb je een duidelijk inzicht in de wensen en eisen die de organisatie aan de IT- organisatie stelt.

Stap 3: Analyse

In stap 3 maak je vervolgens een analyse van de huidige situatie in de IT- organisatie. Zo maak je op basis van de personeelsgegevens een analyse van de samenstelling van het IT-team, waaronder leeftijd, opleidingsniveau, dienstjaren en salarisschalen.

Competentiescan
Een belangrijk onderdeel van stap 3 is een competentiescan. Met een competentiescan analyseer je de prestaties en de groeimogelijkheden van de medewerkers.

De competentiescan bestaat uit twee assen: prestatie en ontwikkelpotentieel. De schalen van de assen zien er als volgt uit:

Prestatie

Ontwikkelpotentieel

Stap 4: Optimalisatie

In de eerste drie stappen heb je zowel de gewenste situatie vanuit de organisatie helder als de huidige situatie binnen de IT-organisatie. In de laatste stap vergelijk je beide situaties en stel je een plan op voor optimalisatie van het personeelsbestand. Zo sluit het team beter aan bij de wensen en eisen vanuit de organisatie en wordt een gezonde toekomst voor de IT-organisatie gecreëerd.

Om het optimalisatietraject tot een goed resultaat te brengen is een nauwe samenwerking tussen de MT-leden van de IT-organisatie en de HR- verantwoordelijke essentieel. Uiteraard is ook de input van het bestuur, de CMIO, CNIO en andere stakeholders van groot belang.

Klaar voor de toekomst!
Na het doorlopen van alle vier de fases en het afronden van het optimalisatietraject heeft de IT-organisatie inzicht in de stappen die zij moet nemen om de strategie van de organisatie optimaal te ondersteunen. Het is een eerste stap om de IT-organisatie te transformeren naar de organisatie van de toekomst!

Meer informatie

Wil je meer weten over een strategische personeelsplanning voor jouw organisatie, heb je vragen over het optimalisatietraject of wil je weten hoe wij onze klanten hiermee geholpen hebben? Neem contact op met Jacco Boon via 010-3025000 of jacco.boon@cinx.nl en we helpen je graag verder!