De afgelopen periode hebben we de Haagse VVT-organisatie HWW zorg ondersteund bij de implementatie van Planning is Realisatie, een nieuwe, landelijke methodiek voor tijdverantwoording in de wijkzorg. Adoptie van de nieuwe werkwijze door de wijkverpleegkundigen was hierbij het centrale doel.

De implementatie van de nieuwe methodiek zorgt niet alleen voor een nieuwe werkwijze bij de tijdverantwoording, maar vraagt tevens meer zelfstandigheid en meer digitale vaardigheden van de medewerkers. Een ECD dat goed op de nieuwe situatie is ingericht en voldoende digitale vaardigheden bij de medewerkers, zijn daarom tevens cruciale factoren voor een succesvolle adoptie en een geslaagde implementatie.

Planning is Realisatie

Om de regeldruk en registratielast in de wijkverpleging te verminderen, is het actieplan ‘(Ont)Regel de zorg’ opgezet. Het vervangen van de minutenregistratie door de nieuwe landelijke registratiewijze ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij…’ is één van de actiepunten uit dit plan. Hierbij biedt de inhoud van het zorgplan direct de verantwoording van tijd. De planning en tijdverantwoording worden vastgelegd in het Elektronische Cliënten Dossier (ECD).

Ook bij de Haagse Wijk- en Woonzorg (HWW zorg) wordt deze nieuwe methodiek voor tijdverantwoording geïmplementeerd in de 30 wijkteams. Wij ondersteunden de managers bij de implementatie en hielden controle over de uitvoering door de medewerkers in de wijkzorg.

Cyclisch beeld

Onze opdracht was om een volledig cyclisch beeld te geven hoe deze uitvoering verliep en waar nog verbeterslagen lagen voor de toekomst.

Alle activiteiten die in tijd geregistreerd zijn, werden steekproefsgewijs gecontroleerd en zo nodig bijgesteld. Op deze manier werden managers en de gebruikers direct gewezen op de werkafspraken, die aansluiten bij de landelijke methodiek. Zo hebben we een basis gelegd, om van daar uit weer verder te groeien in de toekomst.

Cruciale rol voor het ECD en digitale vaardigheden

Tijdens dit project bleek dat voor een succesvolle adoptie van de nieuwe werkwijze ook een cruciale rol voor het ECD is weggelegd. Zorg er dus voor dat het ECD voorafgaand aan de implementatie echt volledig ingericht is en is afgestemd op de gebruikers en de werkprocessen in de organisatie.

Daarnaast bleken de digitale vaardigheden van het ene team wijkverpleegkundigen beter dan die van een andere, wat een universele werkwijze soms in de weg stond en de motivatie voor de overgang naar digitaal werken voor sommige teams negatief beïnvloedde.

Het is dus belangrijk voorafgaand aan de introductie van de nieuwe werkwijze niet alleen te letten op de werkprocessen in de organisatie, maar zeker ook te zorgen dat het ECD hier volledig bij aansluit en eventueel te investeren in trainingen, zodat de benodigde digitale vaardigheden bij de medewerkers vanaf de start van de implementatie aanwezig zijn.

Meer weten?

Wil je meer informatie over onze projecten in de zorg of heb je een concrete vraag over strategiebepaling, verandermanagement of juist over EPD/ECD-implementaties of een digitale werkplek in de zorg? Neem dan direct contact op met Jacco Boon.